個人情報等保護指針

ジャパン・ホテル・リート・アドバイザーズ株式会社(以下「当社」といいます。)は、以下のとおり個人情報並びに個人番号及び特定個人情報(以下個人番号と特定個人情報を総称して「特定個人情報等」といい、個人情報と特定個人情報等を総称して「個人情報等」といいます。)の取扱いに関する取組方針(プライバシーポリシー)を制定し、すべての役職員及び関係する従業者による理解を図ると共に、個人情報等の適正な管理、利用及び保護に努めています。

1. 基本方針

当社は、個人の人格尊重の理念の下、当社が取得する個人情報等の慎重かつ適正な取扱いを図るため、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号、その後の改正を含みます。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号、その後の改正を含みます。)及びその他の法令、監督官庁、当社が所属する認定金融商品取引業協会、当社が運用を受託する投資法人(以下「本投資法人」といいます。)が上場する金融商品取引所等が規定する、規則及びガイドライン等及びこのプライバシーポリシー(以下「本ポリシー」といい、上記法令、規則及びガイドライン等とあわせて「法令等」といいます。)を遵守します。

2. 個人情報等の取得について

当社は、その業務上必要な範囲内において、以下に特定する利用目的の達成に必要な範囲で、適法かつ公正な手段により、個人情報等を取得し、偽りその他不正の手段により個人情報等を取得しません。また法令等で認められる場合のほかは、ご本人の同意を得ずに下記の利用目的の範囲を超えて利用することはありません。

3. 利用目的

  1. 当社の個人情報の利用目的は次のとおりとします。
    1. 投資信託及び投資法人に関する法律(昭和26年法律第198号、その後の改正を含みます。以下「投信法」といいます。)及び会社法(平成17年法律第86号、その後の改正を含みます。)その他関係法令等に基づく本投資法人の発行する有価証券の保有者の皆様の権利の行使及び本投資法人の義務の履行のため。
    2. 本投資法人の発行する有価証券の保有者の皆様に対する本投資法人の事業に関する情報等の通知のため。
    3. 法令等に基づく本投資法人の法定帳簿等及び各種報告書等の作成及び提出、並びに本投資法人の発行する有価証券の保有者の皆様のデータを作成する等、本投資法人の発行する有価証券の保有者の皆様の情報を管理するため。
    4. 当社又は本投資法人へのお問合せ又は資料のご請求等への対応のため。
    5. 本投資法人による資金の借入れ、投資法人債の発行、投資口の追加発行及び自己投資口の取得のため。
    6. 本投資法人の資産の取得・売却・運用等にあたり、必要な調査・研究、情報の分析その他必要な業務の実施のため。
    7. 本投資法人による運用資産の賃貸及び運営委託等の業務を実施するため。
    8. 当社の役職員の本人確認等、緊急時の連絡並びに年金又は一時金の支給に関する事務(年金又は一時金等の支払いに伴い、税務当局等に提出が必要な法定調書の作成に係る事務に限る)、給与所得・退職所得の源泉徴収票作成に関する事務、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成に関する事務、財産形成住宅蓄財・財産形成年金蓄財等に関する事務、社会保険・労働保険又は企業年金等に関する届出及び申請その他の事務のため。
    9. その他、当社又は本投資法人の業務を適切かつ円滑に遂行するため。
    10. 前各号に掲げる利用目的の達成に必要な範囲で、第三者に対して個人情報を提供するため。
  2. 当社の特定個人情報等の利用目的は以下のとおりとします。
    1. 顧客、取引先及び株主等の特定個人情報等
      法令の規定により個人番号の記載が求められる法定調書等の作成事務のため。
    2. 当社の役職員及びその親族の特定個人情報等
      年金又は一時金の支給に関する事務(年金又は一時金等の支払いに伴い、税務当局等に提出が必要な法定調書の作成に係る事務に限る)、給与所得・退職所得の源泉徴収票作成関する事務、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成に関する事務財産形成住宅蓄財・財産形成年金蓄財等に関する事務、社会保険・労働保険又は企業年金等に関する届出及び申請その他これらに付随する事務のため。
  3. 当社は、法令等に定める場合を除き、その利用目的の達成に必要な範囲を越えた個人情報等の利用を行いません。

4. 利用目的の通知・公表

当社では、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその事務所における書面の掲示・備付け、インターネットの当社のホームページへの掲載による公表、又は書面・郵便・電子メール等での通知等により、取得する個人情報等の利用目的を、該当するご本人にお知らせします。

当社は、個人情報等の利用目的を変更した場合は、変更後の利用目的をご本人に通知するか、又は、上記のとおり公表します。

5. 個人情報等の第三者提供について

  1. 当社は、下記に定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
    1. 法令等に定めのある場合。
    2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合。
    3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。
    4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。
  2. 以下の場合には、個人情報の提供を受ける者は、前項の第三者に該当しないものとします。
    1. 当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合。
    2. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合。
    3. 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、ご本人に通知し、又はご本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
  3. 当社は、特定個人情報等については、法令等で認められる場合を除き、ご本人の同意の有無にかかわらず第三者に提供しません。

6. 安全管理措置について

当社は、個人情報等の紛失、改ざん及び漏洩等の防止のため、法令等に基づき適切な安全管理措置を実施します。

7. 保有個人データの正確性の確保と開示、訂正、削除、利用停止等

当社は、取得した個人情報等をできるだけ正確かつ最新の内容で管理を行います。また、保有個人データにつきましては、ご本人からお申し出があった場合は、本人確認の手続きのうえ、法令等にもとづき開示、訂正、削除、利用停止等の適切な対応を行います。

8. 個人情報等の取扱いの委託

当社が保有する個人情報等について、その取扱いを外部に委託する場合があります。当社は、個人情報等の取扱いの全部又は一部を外部に委託する際、個人情報等を適切に保護するための管理体制を構築し、かつ、実行していることを条件として委託先を厳選し、業務委託契約の締結を行います。また、当社は、個人情報等の安全管理が図られるよう、業務委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

9. お問い合わせ先

本ポリシーの内容に関するご質問、及び保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止、苦情等のお申出につきましては、次の連絡先へお問い合わせ下さい。

名称 ジャパン・ホテル・リート・アドバイザーズ株式会社
住所 東京都渋谷区恵比寿四丁目1番18号 恵比寿ネオナート
電話 03-6422-0530
受付時間 午前9時00分~午後5時00分
(土・日・祝祭日及び年末年始等を除く)

その手続き、必要書類及び費用等の詳細については、受付時にご説明させていただきます。

但し、投資主名簿記載事項及び事務取扱についてのお問い合わせは、次の投資主名簿等管理人へご連絡ください。

名称 三井住友信託銀行株式会社 証券代行部
住所 東京都杉並区和泉二丁目8番4号
電話 0120-782-031(代表)
受付時間 午前9時00分~午後5時00分(銀行休業日を除く)

また、当社は、金融庁の認定を受けた認定個人情報保護団体である一般社団法人投資信託協会の会員です。同協会では投資者相談室を担当窓口として、会員の個人情報の取り扱いに関する苦情・相談をお受けしていますので、その場合は以下へご連絡ください。

名称 一般社団法人投資信託協会 投資者相談室
住所 東京都中央区日本橋兜町2-1
電話 03-5614-8440
受付時間 月曜日~金曜日 午前9時00分~午後5時00分
(ただし、国民の祝日、年末年始を除く。)

11.本ポリシーは変更する場合があります。

2006年6月5日 制定
2017年5月23日 最終改定
2017年5月30日 発効

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